Megkeresett egy korábbi partner egy projektötlettel, szeretnék megvalósítani egy projektötletet. Kihez fordulhatok?

Kérjük, hogy amennyiben pályázat benyújtását tervezi, minden esetben vegye fel a kapcsolatot a Pályázati  Igazgatósággal a palyazat@sze.hu e-mail címen. Az igazgatóság kijelöl egy kollégát, aki segíti az operatív munkát. A Pályázati Igazgatóság feladata többek közt, hogy végigkísérje és pályázati oldalról támogassa a pályázatokat az előkészítő szakaszban. Segítséget nyújt abban, hogy a projekt megfeleljen a pályázati kiírásnak (pl. a partnerség összetétele megfelelő legyen, a projektcélok igazodjanak a program célkitűzéseihez), illetve a projekt költségvetésének összeállításában is számíthat kollégáink tanácsadói tevékenységére. 

Mikor keressem fel a Pályázati Igazgatóságot, ha pályázatot szeretnék benyújtani?

Már az ötlet felmerülésekor érdemes felvenni a kapcsolatot az igazgatósággal, mivel a megfelelő konstrukció kiválasztásában is segítséget tudunk nyújtani. Legkésőbb akkor szükséges felkeresni minket, amikor a költségvetés összeállítására kerül sor.

Van  egy projektötletem, de nem tudom, hol találhatok hozzá forrást.

A forráskeresés során érdemes áttekinteni a Pályázati Igazgatóság által javasolt linkeket, itt. Emellett az igazgatóságon dolgozó kollégák (palyazat@sze.hu), illetve nemzetközi relevanciájú terv esetén a Horizon Infópont  is a kollégák rendelkezésére állnak.

Milyen adminisztratív kötelezettségem van a pályázat előkészítő szakaszában?

A pályázatbenyújtás engedélyeztetése a Pályázati regisztrációs adatlap kitöltésével történik, amely innen letölthető. A kitöltött adatlapot kérjük a palyazat@sze.hu címre, vagy a már kijelölt kapcsolattartó kolléga részére megküldeni. Az engedélyeztetésnek több szempontból is jelentősége van. Egyfelől az egyetem vezetői számára rálátást biztosít a tervezett projektekre, másfelől sok pályázat esetében merül fel önerő biztosításának vagy előfinanszírozásnak a szükségessége, ezen esetekben az egyetem pénzügyi kötelezettséget vállal a pályázat benyújtásával. 

Elutasításra került a pályázatom, mi a következő lépés?

Amikor információ érkezik a pályázat bírálatáról, kérjük, a bírálati lapot vagy a koordinátori levelet mindenképpen továbbítsa a kijelölt kollégának. Sok esetben lehetőség van a pályázat hiányosságának javítására és a pályázat egy következő határidőre történő benyújtására, amelyben az igazgatóság segítséget nyújt.

Nyert a pályázatom, mi a következő lépés?

Amikor információ érkezik a pályázat bírálatáról, kérjük, a bírálati lapot vagy a koordinátori levelet mindenképpen továbbítsa a kijelölt kollégának. Ebben a szakaszban szükségessé válik a Projektindító adatlap kitöltése, amelyet innen tölthet le. Kijelölésre kerül a projekt pénzügyi vezetője, a számviteli és a munkaügyi felelős kolléga és a projektasszisztens. A projekt SAP azonosító számot kap, és a kialakult csapat részvételével elindul a megvalósítás.

Milyen kérdésekkel fordulhatok az egyetem Horizon Europe Infópontjához?

Nemzetközi relevanciájú projektötlettel, illetve forráslehetőségekkel, konzorciumépítéssel kapcsolatos kérdésekben érdemes felvenni a  kapcsolatot az Infóponttal ezeken az elérhetőségeken. Emellett a Horizon Europe  programhoz kapcsolódó általános tájékoztató is elérhető az Infóponton.

Mi a feladatom szakmai vezetőként a pályázat előkészítése és a projekt megvalósítása során?

a, A szakmai vezető feladata a projekt szakmai vállalásainak, indikátorainak, az előírásoknak és azok konzorciumi megállapodásnak megfelelő megvalósulásának teljes körű felügyelete, a szakmai megvalósítás irányítása, a projektben tervezett feladatok folyamatos felülvizsgálata, aktualizálása. A kutatásban részt vevők munkájának koordinálása, a kutatásban résztvevő kar szakmai kompetenciáinak erősítése.

b, Részvétel a projekt megvalósításához szükséges szakmai dokumentumok kidolgozásában. Felelősség a projekt során keletkező dokumentumok szakmai minőségéért.

c, Szakmai kollégák kiválasztása, koordinálása és irányítása, a szakmai megvalósítás tervszerű előrehaladásának biztosítása, a projekt mérföldkövei megvalósulásának felügyelete.

d, A projekt sikeres teljesítését veszélyeztető, esetleges kockázati tényezők feltárása, írásos tájékoztatás a projektmenedzser részére, javaslattétel a kockázati tényező kizárására.

c, A konzorciumi és egyetemi egyeztetések előkészítése, dokumentációja, kapcsolattartás a konzorciumi partnerekkel, külső szolgáltatókkal, valamint a Pénzügyi és Számviteli Igazgatóság, a Humán Erőforrás Igazgatóság és a Pályázati Igazgatóság a projekt adminisztrációját végző kollégáival.
d, Közreműködés a külső szolgáltatók kiválasztásában.
e, A szakmai vezető szoros együttműködésben dolgozik a projektmenedzserrel, feladata a projekt során végrehajtott szakmai programok, tevékenységek és elért eredmények értékelése és a projektmenedzser tájékoztatása.

f, Közreműködik a szakmai előrehaladási jelentések és pénzügyi elszámolások összeállításában.
g, Képviseli az egyetemet a helyszíni ellenőrzéseken és egyéb projektrendezvényeken.

Miért szükséges, hogy legyen a projektnek projektmenedzsere?

A projektmenedzser komplex feladatkört lát el, amelyet az átláthatóság kedvéért pontokba foglaltunk.

a, A pályázati előírásoknak és vállalásoknak való megfelelés biztosítása.

b, A projekt végrehajtási tervének kidolgozása.

c, A projekt végrehajtásának szervezése a projekt szakmai vezetőivel együttműködve (pl. PEJ/report nem szakmai részének összeállítása, beküldése).

d, Folyamatos kapcsolattartás a projekt szakmai résztvevőivel és az adminisztrációt végző kollégákkal.

e, A szakmai megvalósítás támogatása, a szakmai előrehaladási jelentések ellenőrzése.

f, A projektben vállalt indikátorok, illetve szakmai indikátorok időarányos teljesülésének biztosítása és monitorozása.

g, A projekttel kapcsolatos változások kezelése.

h, A projektmegvalósítás nem szakmai (pl. kommunikáció) elemeinek irányítása.

i, A projekt adminisztrációjának koordinációja.

j, Kapcsolattartás a pénzügyi vezetővel - költségvetési tervezetek elkészítése, frissítése, elszámolások ellenőrzése, gondoskodás a támogatás időben való elutalásáról a partnereknek (konzorciumvezetés esetén).

k, Folyamatos kapcsolattartás a konzorciumi partnerekkel, nemzetközi partnertalálkozók, megbeszélések összehívása, aktív részvétel, értekezletek jegyzőkönyveinek/emlékeztetőinek elkészítése.

l, Gondoskodás a projekt weboldalának/aloldalának készítéséről, tartalommal való feltöltéséről (a partnerség és a szakmai vezetés irányításával), rendszeres karbantartás ellenőrzése.

m, Gondoskodás a közbeszerzési és a beszerzési eljárások lebonyolításáról, azok megvalósításának koordinációja a szakmai és adminisztratív kollégák részvételével.

Kikre számíthatok a projekt megvalósítása során?

Minden elnyert pályázat esetén egy csapat felelős a szabályszerű és hatékony megvalósítást. A szakmai vezető kijelöli a projektmenedzsert, a Pályázati Igazgatóság biztosítja a projektasszisztenst, ezen kívül egy pénzügyi vezető, egy számviteli ügyintéző és egy munkaügyes kolléga biztosítja a megfelelő kompetenciákat és tapasztalatokat.